Alt du trenger å vite om AI-assistenten for brukere og brukergrupper

Denne funksjonen er ikke lansert ennå Denne artikkelen beskriver funksjonalitet som for øyeblikket er under utvikling og ennå ikke er tilgjengelig i PLAYipp.

Spørsmål? Ta gjerne kontakt med vårt supportteam.

AI-assistenten for brukere og brukergrupper er en innebygd chatteassistent som hjelper deg med å forstå hvem brukerne dine er, hvilke grupper de tilhører og hva de har tilgang til i PLAYipp, uten å klikke deg gjennom tillatelsessiden til hver enkelt bruker. Her går vi gjennom hva den kan gjøre, hvordan du bruker den og hvordan dataene dine håndteres.

Hva er assistenten

Assistenten er bygget inn på sidene Brukere og Brukergrupper i PLAYipp. I stedet for å åpne bruker etter bruker for å sjekke tillatelser og tilgang, stiller du et spørsmål med vanlig språk, akkurat som du ville spurt en kollega. Assistenten finner informasjonen for deg og viser svaret som en tabell, et diagram eller en kort liste når det gjør svaret lettere å lese.

Assistenten er utviklet og driftet av PLAYipp. Vi bygger og drifter våre egne AI-agenter i stedet for å bruke en ekstern chatbotplattform. Den fungerer på samme måte som AI-assistenten for skjermadministrasjon, men fokuserer på brukerne og gruppene dine i stedet for skjermene dine.

Hvem kan bruke assistenten

Assistenten er tilgjengelig for firmaadministratorer. Hva du kan se via assistenten, styres helt av de eksisterende tillatelsene dine i PLAYipp.

Brukeradministratorer som ikke også er firmaadministratorer, har i dag ikke tilgang til assistenten. Administrerer du brukere, men er ikke firmaadministrator, bruker du siden Brukere som vanlig.

AI i PLAYipp er alltid valgfritt. Les mer under Slå av AI-assistenter.

Hva assistenten kan hjelpe med

Assistenten hjelper deg med to ting: å svare på spørsmål og å gjøre endringer for deg.

Spørsmål assistenten kan svare på

Finne brukere: via navn eller e-postadresse, gruppe, rolle (administrator eller vanlig bruker), status (aktiv, blokkert, invitert) eller siste pålogging
Inaktivitet: brukere som aldri har logget inn, eller som ikke har logget inn på et bestemt antall dager
Hva en bruker kan gjøre: en brukers tillatelser, inkludert tillatelser brukeren får via en gruppe
Kontroll av tillatelser: om en bestemt bruker har en bestemt tillatelse (for eksempel firmaadmin, brukeradmin, publisere innhold, design eller lisenser), eller hvor mange brukere som har den
Grupper: en oversikt over alle gruppene dine med antall medlemmer og antall skjermer hver gruppe omfatter, hvem som er med i en gruppe og hva gruppen gir tilgang til
Tilgang til steder: hvilke steder, layouter og skjermgrupper en bruker eller gruppe kan nå, og omvendt: hvem som kan nå et bestemt sted, en bestemt layout eller skjermgruppe

Endringer assistenten kan gjøre

Alle endringer krever din godkjenning først. Les mer under Gjør endringer på brukerne dine.

Blokkere flere brukere, slik at de ikke lenger kan logge inn
Oppheve blokkering av flere brukere
Slette brukere fra firmaet
Opprette (invitere) nye brukere ved å oppgi navn og e-postadresser

Å invitere nye brukere er den eneste handlingen der en av PLAYipps AI-assistenter oppretter noe nytt. AI-assistenten for skjermadministrasjon kan ikke opprette skjermer, tagger, layouter eller lisenser, og denne assistenten kan ikke opprette grupper.

Hva assistenten ikke kan gjøre ennå

Denne versjonen av assistenten håndterer ennå ikke:

Legge til eller fjerne gruppemedlemmer
Endre en brukers eller gruppes tillatelser eller tilgang til steder
Opprette, gi nytt navn til eller slette grupper. (Å opprette grupper støttes altså ikke, men å opprette og invitere nye brukere gjør det.)
Redigere en brukers opplysninger eller sende en invitasjon på nytt
Liste opp alle som har en bestemt tillatelse. Assistenten kan oppgi hvor mange brukere som har tillatelsen, og sjekke en bestemt bruker.
Hvem som kan nå en bestemt skjerm. Assistenten jobber med steder, layouter og skjermgrupper. For en enkelt skjerm, spør AI-assistenten for skjermadministrasjon.
Tilgang for brukeradministratorer som ikke også er firmaadministratorer

Alt det ovennevnte gjør du som vanlig på sidene Brukere og Brukergrupper. Assistenten viser deg dit hvis du ber om noe av dette.

Slik åpner du assistenten

Det finnes to måter å åpne assistenten på. Begge åpner den samme assistenten og den samme pågående samtalen.

Fra siden Brukere: klikk på ikonet Spør AI-assistenten i toppfeltet, ved siden av Legg til ny.
Fra siden Brukergrupper: klikk på det samme ikonet i toppfeltet, ved siden av Legg til gruppe.

Assistenten åpnes i et stort vindu over siden. Nøkkeltallene i toppfeltet og forslagene over meldingsfeltet følger siden du åpnet assistenten fra. Alt annet, inkludert samtalehistorikken din, er felles. Samtalen din er din egen, andre administratorer i firmaet har sine egne.

Oversiktspanelet

Når du starter en samtale, viser assistenten med en gang et oversiktspanel, du trenger ikke stille noe spørsmål først. Hva du ser, avhenger av hvor du åpnet assistenten:

	Fra siden Brukere	Fra siden Brukergrupper
Nøkkeltall i toppfeltet	Totalt antall brukere, Administratorer, Inviterte, Blokkerte	Grupper, Medlemmer, Skjermer som omfattes
Oversikt	Totalt antall brukere (lenker til listen Brukere), Administratorer (med andel av alle brukere i prosent), Inviterte, Blokkerte og et smultringdiagram over brukere per status (Aktive, Inviterte, Blokkerte)	Grupper, Medlemmer og Skjermer som omfattes
Forslag du kan prøve	"Hvilke brukere har aldri logget inn?", "Hvem er administratorer?", "Hvem er blokkert eller invitert?"	"Hvilke grupper har flest medlemmer?", "Hva har en bestemt gruppe tilgang til?"
Hurtigforslag over meldingsfeltet	"Hvor mange brukere har vi?", "Hvem er administratorer?", "Hvem er blokkert eller invitert?"	"Hvor mange grupper har vi?", "Hvilke grupper har flest medlemmer?", "Hva har en bestemt gruppe tilgang til?"

Alle tallene hentes direkte fra kontoen din når du laster inn siden, ingenting er anslått. Last inn siden på nytt for å oppdatere tallene.

Oversiktspanelet vises så lenge samtalen er tom. Når du har begynt å chatte, ser du i stedet samtalen, uansett hvilken side du åpner assistenten fra. Start en Ny samtale for å få tilbake oversiktspanelet.

Still et spørsmål

Skriv spørsmålet ditt med vanlig språk. Du trenger ikke lære deg noen kommandoer eller skråstreker. Noen eksempler:

"Hvilke brukere har aldri logget inn?"
"Hvem er administratorene våre?"
"Har Anna tillatelse til å publisere innhold?"
"Hvem kan publisere til kontoret i Stockholm?"
"Hva har gruppen Markedsføring tilgang til?"

Du kan skrive på ditt eget språk. Assistenten svarer på språket du skriver på, eller på språket du bruker PLAYipp på.

Du kan også finjustere en liste med brukere uten å gjenta deg selv. Spør for eksempel "hvem er med i gruppen Markedsføring?" og følg opp med "bare de som er blokkert" eller "ta med gruppen Salg også", så snevrer assistenten inn eller utvider den samme listen i stedet for å starte på nytt.

Hvis du spør om en bestemt bruker eller gruppe og navnet samsvarer med flere, spør assistenten hvilken du mener i stedet for å gjette.

Avhengig av spørsmålet svarer assistenten med en kort tekst, en interaktiv tabell, et diagram, nøkkeltall eller en liste, alt etter hva som gjør svaret lettest å lese. Klikk på en bruker i en tabell eller liste for å gå direkte til brukerens detaljside. En liste viser opptil 50 brukere om gangen. Hvis flere samsvarer, oppgir assistenten det totale antallet og at listen er avkortet, slik at du kan presisere spørsmålet for å se resten.

Gjør endringer på brukerne dine

Du kan be assistenten gjøre endringer på en gruppe brukere ut fra nesten hvilken som helst beskrivelse, for eksempel "blokker alle brukere som ikke har logget inn på 180 dager" eller "inviter disse tre nye kollegene". Assistenten kan:

Blokkere flere brukere, slik at de ikke lenger kan logge inn i organisasjonen deres. De logges ut med en gang.
Oppheve blokkering av flere brukere
Slette brukere fra firmaet
Opprette (invitere) nye brukere ved å oppgi navn og e-postadresser

Greit å vite

Din egen konto utelates alltid ved blokkering, oppheving av blokkering og sletting. Du kan altså ikke ved et uhell låse deg selv ute eller slette deg selv via assistenten.
Nye brukere du inviterer, har ingen tillatelser, ingen grupper og ingen skjermtilgang fra starten av. Det fremgår av bekreftelseskortet, og du setter opp tilgangen deres etterpå på siden Brukere.
Invitasjonen sendes på e-post så snart du godkjenner. Hvis noen allerede har en PLAYipp-konto i en annen organisasjon, blir personen invitert til organisasjonen deres i stedet for å få en ny konto. E-postadresser som allerede tilhører en bruker i organisasjonen deres, hoppes over.
Assistenten velger brukere ut fra det den har funnet for deg i samtalen, og bekreftelseskortet viser alltid nøyaktig hvem som er valgt. Kontroller derfor kortet før du godkjenner.

Bekreftelseskortet

Før noe skjer, viser assistenten alltid et bekreftelseskort med:

Samsvarende: brukerne som passer beskrivelsen din
Ekskludert: samsvarende brukere som automatisk utelates fordi endringen ikke gjelder dem. Hva det innebærer, avhenger av handlingen:
- Blokkere: din egen konto, inviterte brukere (de har ikke logget inn ennå) og brukere som allerede er blokkert
- Oppheve blokkering: din egen konto, inviterte brukere og brukere som ikke er blokkert
- Slette: din egen konto
Valgt: det som faktisk blir utført hvis du godkjenner

Når du inviterer nye brukere, viser kortet navnene og e-postadressene du har oppgitt. Ingen blir ekskludert.

Klikk på Se gjennom liste for å se alle valgte brukere før du bekrefter. Ingenting blir utført før du klikker på Godkjenn. Det finnes ingen egen knapp for å avslå. Vil du ikke gå videre, lukker du bare kortet eller ber om noe annet.

Sletting kan ikke angres

Blokkere og oppheve blokkering kan alltid angres, fordi du kan oppheve den ene handlingen med den andre.
Opprette en bruker kan bare angres ved å slette brukeren etterpå. Invitasjonen er da allerede sendt.
Slette er den eneste permanente handlingen. Når en sletting er godkjent, kan den ikke angres, så kontroller listen over valgte brukere nøye før du bekrefter.

Hvis brukeren ikke tilhører noen annen organisasjon i PLAYipp, slettes kontoen helt. Ellers fjernes brukeren bare fra organisasjonen deres.

Merk at andre administratorer ikke automatisk er beskyttet mot å bli valgt for sletting. Det er bare din egen konto som er beskyttet.

Mens du venter

Noen spørsmål tar litt lengre tid å undersøke. Etter noen sekunder får du mulighet til å lukke assistenten og få et varsel når svaret er klart. Tar det enda lengre tid, vises meldingen "Jobber fortsatt med det".

Hvis du lukker assistenten før svaret har kommet, uansett hvordan, får du et varsel ("AI-assistenten din har svart") med en lenke som tar deg rett tilbake.

Hvert svar har tommel opp og tommel ned, slik at du kan fortelle oss om svaret var nyttig. Det hjelper oss med å forbedre assistenten.

Slå av AI-assistenter

AI-funksjoner i PLAYipp, inkludert denne assistenten, er helt valgfrie. Hvis organisasjonen din ikke ønsker å bruke AI- og agentfunksjoner, kan en organisasjonsadministrator slå dem av for alle, på ett sted:

Gå til Organisasjonsinnstillinger.
Under Generelt, finn Tillat AI-assistenter og slå av Aktiver AI-assistenter.

Når funksjonen er slått av, skjules begge AI-assistentene (denne og AI-assistenten for skjermadministrasjon) for alle brukere i organisasjonen, til den slås på igjen.

Slik håndteres dataene dine

Utviklet og driftet av PLAYipp. Assistenten kjører på vår egen AI-infrastruktur, som vi bygger og drifter selv. Den overlates ikke til en ekstern leverandør av AI-chatboter.
Dataene dine blir i EU. Språkmodellen bak assistenten driftes i EU av Berget, en svensk hostingleverandør.
Samme beskyttelse som resten av dataene dine i PLAYipp. Data som assistenten bruker, beskyttes etter nøyaktig samme standard som alle andre data i PLAYipp. Å bruke assistenten senker ikke beskyttelsesnivået på noen måte.
Dataene dine brukes aldri til å trene AI-modeller. Ingenting du eller organisasjonen din gjør via assistenten, brukes til å trene noen språkmodell. Dataene dine brukes bare til å svare på dine egne spørsmål.
Om brukernes personopplysninger. For å svare på spørsmålene dine kan assistenten trenge navn, e-postadresser, status og siste pålogging for brukerne dine. Opplysningene sendes til språkmodellen kun for å svare på spørsmålet ditt, og vises bare for firmaadministratorer i deres eget firma, aldri for noen utenfor.
Samtaler lagres slik at du kan stille oppfølgingsspørsmål. Spørsmålene og svarene dine lagres slik at assistenten har sammenheng for oppfølgingsspørsmål. Når du starter en Ny samtale, forsvinner den forrige samtalen fra visningen og fra det assistenten tar hensyn til videre.

Vanlige spørsmål

Gjør assistenten noe med brukerne mine uten å spørre meg først? Nei. Alle endringer (blokkere, oppheve blokkering, slette og opprette) viser alltid et bekreftelsestrinn først, med nøyaktig hvem som blir berørt.

Ser assistenten mer enn jeg vanligvis kan se? Nei. Den viser bare det du allerede har tillatelse til å se på de vanlige sidene Brukere og Brukergrupper, og bare for ditt eget firma.

Hvor mange brukere kan jeg se eller håndtere samtidig? En liste viser opptil 50 brukere om gangen. Hvis flere samsvarer, får du vite det totale antallet og kan presisere spørsmålet (for eksempel med gruppe eller status) for å se resten. Når du lister opp medlemmene i en gruppe, vises alle medlemmene. Uansett antall viser bekreftelseskortet nøyaktig hvem som er valgt før noe skjer.

Kan jeg angre en endring som er gjort via assistenten? Blokkering og oppheving av blokkering kan angres. Sletting av en bruker kan ikke angres, og assistenten advarer deg tydelig før du bekrefter en sletting.

Kan assistenten blokkere eller slette min egen konto ved et uhell? Nei, din egen konto utelates alltid ved blokkering, oppheving av blokkering og sletting.

Kan den slette andre administratorer? Ja, hvis du ber om det og godkjenner kortet. Bare din egen konto er beskyttet, så kontroller listen over valgte brukere nøye før du godkjenner en sletting eller blokkering som kan omfatte en annen administrator.

Kan jeg opprette noe annet enn brukere, for eksempel en gruppe? Nei, denne assistenten kan bare opprette (invitere) brukere. Grupper kan ikke opprettes, få nytt navn eller slettes via assistenten. AI-assistenten for skjermadministrasjon kan ikke opprette noe i det hele tatt (ingen skjermer, tagger, layouter eller lisenser).

Er dataene mine trygge? Brukes de til å trene AI-modeller? Dataene dine driftes i EU av Berget, beskyttes etter samme standard som resten av dataene dine i PLAYipp og brukes aldri til å trene AI-modeller. Les mer under Slik håndteres dataene dine.

Jeg administrerer brukere, men er ikke firmaadministrator, hvorfor ser jeg ikke assistenten? Assistenten er foreløpig bare tilgjengelig for firmaadministratorer. Brukeradministratorer som ikke er firmaadministratorer, bruker siden Brukere som vanlig.

Kan vi slå av assistenten for organisasjonen vår? Ja, les mer under Slå av AI-assistenter. Når du slår av funksjonen, skjules både denne assistenten og AI-assistenten for skjermadministrasjon.