Allt du behöver veta om AI-assistenten för användare och användargrupper

AI-assistenten för användare och användargrupper är en inbyggd chattassistent som hjälper dig att förstå vilka dina användare är, vilka grupper de tillhör och vad de har åtkomst till i PLAYipp, utan att klicka dig igenom varje användares behörighetssida. Här går vi igenom vad den kan göra, hur du använder den och hur din data hanteras.

Vad är assistenten

Assistenten är inbyggd på sidorna Användare och Användargrupper i PLAYipp. I stället för att öppna användare efter användare för att kontrollera behörigheter och åtkomst ställer du en fråga med vanligt språk, precis som du skulle fråga en kollega. Assistenten tar fram informationen åt dig och visar svaret som en tabell, ett diagram eller en kort lista när det gör svaret lättare att läsa.

Assistenten är utvecklad och drivs av PLAYipp. Vi bygger och driver våra egna AI-agenter i stället för att använda en extern chattbotplattform. Den fungerar på samma sätt som AI-assistenten för skärmhantering, men fokuserar på dina användare och grupper i stället för dina skärmar.

Vem kan använda assistenten

Assistenten är tillgänglig för företagsadministratörer. Vad du kan se via assistenten styrs helt av dina befintliga behörigheter i PLAYipp.

Användaradministratörer som inte också är företagsadministratörer har i dag inte tillgång till assistenten. Hanterar du användare men är inte företagsadministratör använder du sidan Användare som vanligt.

AI i PLAYipp är alltid valfritt. Läs mer under Stäng av AI-assistenter.

Vad assistenten kan hjälpa till med

Assistenten hjälper dig med två saker: att svara på frågor och att göra ändringar åt dig.

Frågor assistenten kan svara på

Hitta användare: via namn eller e-postadress, grupp, roll (administratör eller vanlig användare), status (aktiv, blockerad, inbjuden) eller senaste inloggning
Inaktivitet: användare som aldrig har loggat in, eller som inte har loggat in på ett visst antal dagar
Vad en användare kan göra: en användares behörigheter, inklusive behörigheter som användaren får via en grupp
Kontroll av behörigheter: om en viss användare har en viss behörighet (till exempel företagsadmin, användaradmin, publicera innehåll, design eller licenser), eller hur många användare som har den
Grupper: en översikt över alla dina grupper med antal medlemmar och antal skärmar som varje grupp omfattar, vilka som ingår i en grupp och vad gruppen ger åtkomst till
Åtkomst till platser: vilka platser, layouter och skärmgrupper en användare eller grupp kan nå, och omvänt: vem som kan nå en viss plats, layout eller skärmgrupp

Ändringar assistenten kan göra

Alla ändringar kräver ditt godkännande först. Läs mer under Gör ändringar på dina användare.

Blockera flera användare, så att de inte längre kan logga in
Avblockera flera användare
Ta bort användare från företaget
Skapa (bjuda in) nya användare genom att ange deras namn och e-postadresser

Att bjuda in nya användare är den enda åtgärd där någon av PLAYipps AI-assistenter skapar något nytt. AI-assistenten för skärmhantering kan inte skapa skärmar, taggar, layouter eller licenser, och den här assistenten kan inte skapa grupper.

Vad assistenten inte kan göra ännu

Den här versionen av assistenten hanterar ännu inte:

Lägga till eller ta bort gruppmedlemmar
Ändra en användares eller grupps behörigheter eller åtkomst till platser
Skapa, byta namn på eller ta bort grupper. (Att skapa grupper stöds alltså inte, men att skapa och bjuda in nya användare gör det.)
Redigera en användares uppgifter eller skicka en inbjudan på nytt
Lista alla som har en viss behörighet. Assistenten kan tala om hur många användare som har behörigheten och kontrollera en specifik användare.
Vem som kan nå en specifik skärm. Assistenten arbetar med platser, layouter och skärmgrupper. För en enskild skärm, fråga AI-assistenten för skärmhantering.
Åtkomst för användaradministratörer som inte också är företagsadministratörer

Allt ovan gör du som vanligt på sidorna Användare och Användargrupper. Assistenten hänvisar dig dit om du ber om något av detta.

Så öppnar du assistenten

Det finns två sätt att öppna assistenten. Båda öppnar samma assistent och samma pågående konversation.

Från sidan Användare: klicka på ikonen Fråga AI i sidhuvudet, bredvid Lägg till ny.
Från sidan Användargrupper: klicka på samma ikon i sidhuvudet, bredvid Lägg till grupp.

Assistenten öppnas i ett stort fönster ovanpå sidan. Nyckeltalen i sidhuvudet och förslagen ovanför meddelanderutan följer sidan du öppnade assistenten från. Allt annat, inklusive din konversationshistorik, är gemensamt. Din konversation är din egen, andra administratörer i företaget har sina egna.

Översiktspanelen

När du startar en konversation visar assistenten direkt en översiktspanel, du behöver inte ställa någon fråga först. Vad du ser beror på var du öppnade assistenten:

	Från sidan Användare	Från sidan Användargrupper
Nyckeltal i sidhuvudet	Totalt antal användare, Administratörer, Inbjudna, Blockerade	Grupper, Medlemmar, Skärmar som omfattas
Översikt	Totalt antal användare (länkar till listan Användare), Administratörer (med andel av alla användare i procent), Inbjudna, Blockerade samt ett ringdiagram över användare per status (Aktiva, Inbjudna, Blockerade)	Grupper, Medlemmar och Skärmar som omfattas
Förslag att prova	"Vilka användare har aldrig loggat in?", "Vilka är administratörer?", "Vilka är blockerade eller inbjudna?"	"Vilka grupper har flest medlemmar?", "Vad har en viss grupp åtkomst till?"
Snabbförslag ovanför meddelanderutan	"Hur många användare har vi?", "Vilka är administratörer?", "Vilka är blockerade eller inbjudna?"	"Hur många grupper har vi?", "Vilka grupper har flest medlemmar?", "Vad har en viss grupp åtkomst till?"

Alla siffror hämtas direkt från ditt konto när du laddar sidan, inget är uppskattat. Ladda om sidan för att uppdatera siffrorna.

Översiktspanelen visas så länge konversationen är tom. När du har börjat chatta ser du i stället konversationen, oavsett vilken sida du öppnar assistenten från. Starta en Ny konversation för att få tillbaka översiktspanelen.

Ställ en fråga

Skriv din fråga med vanligt språk. Du behöver inte lära dig några kommandon eller snedstreck. Några exempel:

"Vilka användare har aldrig loggat in?"
"Vilka är våra administratörer?"
"Har Anna behörighet att publicera innehåll?"
"Vem kan publicera till kontoret i Stockholm?"
"Vad har gruppen Marknad åtkomst till?"

Du kan skriva på ditt eget språk. Assistenten svarar på det språk du skriver på, eller på det språk du använder PLAYipp på.

Du kan också förfina en lista med användare utan att upprepa dig. Fråga till exempel "vilka ingår i gruppen Marknad?" och följ upp med "bara de som är blockerade" eller "ta med gruppen Sälj också", så smalnar assistenten av eller utökar samma lista i stället för att börja om.

Om du frågar om en specifik användare eller grupp och namnet matchar flera, frågar assistenten vilken du menar i stället för att gissa.

Beroende på frågan svarar assistenten med en kort text, en interaktiv tabell, ett diagram, nyckeltal eller en lista, beroende på vad som gör svaret lättast att läsa. Klicka på en användare i en tabell eller lista för att gå direkt till användarens detaljsida. En lista visar upp till 50 användare åt gången. Om fler matchar talar assistenten om det totala antalet och att listan har kortats, så att du kan precisera frågan för att se resten.

Gör ändringar på dina användare

Du kan be assistenten göra ändringar på en grupp användare utifrån nästan vilken beskrivning som helst, till exempel "blockera alla användare som inte har loggat in på 180 dagar" eller "bjud in de här tre nya kollegorna". Assistenten kan:

Blockera flera användare, så att de inte längre kan logga in i er organisation. De loggas ut direkt.
Avblockera flera användare
Ta bort användare från företaget
Skapa (bjuda in) nya användare genom att ange deras namn och e-postadresser

Bra att veta

Ditt eget konto utesluts alltid vid blockering, avblockering och borttagning. Du kan alltså inte råka låsa ute eller ta bort dig själv via assistenten.
Nya användare som du bjuder in har inga behörigheter, inga grupper och ingen skärmåtkomst från början. Det framgår av bekräftelsekortet, och du ställer in deras åtkomst efteråt på sidan Användare.
Inbjudan skickas via e-post så fort du godkänner. Om någon redan har ett PLAYipp-konto i en annan organisation bjuds personen in till er organisation i stället för att få ett nytt konto. E-postadresser som redan tillhör en användare i er organisation hoppas över.
Assistenten väljer användare utifrån det den har hittat åt dig i konversationen, och bekräftelsekortet visar alltid exakt vilka som är valda. Kontrollera därför kortet innan du godkänner.

Bekräftelsekortet

Innan något händer visar assistenten alltid ett bekräftelsekort med:

Matchade: användarna som passar din beskrivning
Exkluderade: matchade användare som automatiskt utesluts eftersom ändringen inte gäller dem. Vad det innebär beror på åtgärden:
- Blockera: ditt eget konto, inbjudna användare (de har inte loggat in ännu) och användare som redan är blockerade
- Avblockera: ditt eget konto, inbjudna användare och användare som inte är blockerade
- Ta bort: ditt eget konto
Valda: det som faktiskt genomförs om du godkänner

När du bjuder in nya användare visar kortet de namn och e-postadresser du har angett. Ingen exkluderas.

Klicka på Granska lista för att se alla valda användare innan du bekräftar. Inget genomförs förrän du klickar på Godkänn. Det finns ingen separat knapp för att avböja. Vill du inte gå vidare stänger du bara kortet eller ber om något annat.

Borttagning kan inte ångras

Blockera och avblockera kan alltid ångras, eftersom du kan upphäva den ena åtgärden med den andra.
Skapa en användare kan bara ångras genom att ta bort användaren efteråt. Inbjudan har då redan skickats.
Ta bort är den enda permanenta åtgärden. När en borttagning har godkänts kan den inte ångras, så kontrollera listan med valda användare noga innan du bekräftar.

Om användaren inte tillhör någon annan organisation i PLAYipp tas kontot bort helt. Annars tas användaren bara bort från er organisation.

Observera att andra administratörer inte skyddas automatiskt från att väljas för borttagning. Det är bara ditt eget konto som skyddas.

Medan du väntar

Vissa frågor tar lite längre tid att undersöka. Efter några sekunder får du möjlighet att stänga assistenten och få en avisering när svaret är klart. Tar det ännu längre tid visas meddelandet "Arbetar fortfarande på det".

Om du stänger assistenten innan svaret har kommit, på vilket sätt som helst, får du en avisering ("Din AI-assistent har svarat") med en länk som tar dig direkt tillbaka.

Varje svar har tumme upp och tumme ned, så att du kan berätta om svaret var till hjälp. Det hjälper oss att förbättra assistenten.

Stäng av AI-assistenter

AI-funktioner i PLAYipp, inklusive den här assistenten, är helt valfria. Vill din organisation inte använda AI- och agentfunktioner kan en organisationsadministratör stänga av dem för alla, på ett ställe:

Gå till Organisationsinställningar.
Under Allmänt, leta upp Tillåt AI-assistenter och stäng av Aktivera AI-assistenter.

När funktionen är avstängd döljs båda AI-assistenterna (den här och AI-assistenten för skärmhantering) för alla användare i organisationen, tills den slås på igen.

Så hanteras din data

Utvecklad och driven av PLAYipp. Assistenten körs på vår egen AI-infrastruktur, som vi bygger och driver själva. Den lämnas inte över till en extern leverantör av AI-chattbottar.
Din data stannar i EU. Språkmodellen bakom assistenten driftas i EU av Berget, en svensk hostingleverantör.
Samma skydd som för resten av din data i PLAYipp. Data som assistenten använder skyddas enligt exakt samma standard som all annan data i PLAYipp. Att använda assistenten sänker inte skyddsnivån på något sätt.
Din data används aldrig för att träna AI-modeller. Inget som du eller din organisation gör via assistenten används för att träna någon språkmodell. Din data används bara för att besvara dina egna frågor.
Om dina användares personuppgifter. För att besvara dina frågor kan assistenten behöva använda namn, e-postadresser, status och senaste inloggning för dina användare. Uppgifterna skickas till språkmodellen enbart för att besvara din fråga och visas bara för företagsadministratörer i ert eget företag, aldrig för någon utanför.
Konversationer sparas så att du kan ställa följdfrågor. Dina frågor och svar sparas så att assistenten har sammanhang för följdfrågor. När du startar en Ny konversation försvinner den tidigare konversationen från vyn och från det assistenten tar hänsyn till framöver.

Vanliga frågor

Gör assistenten något med mina användare utan att fråga mig först? Nej. Alla ändringar (blockera, avblockera, ta bort och skapa) visar alltid ett bekräftelsesteg först, med exakt vilka som påverkas.

Ser assistenten mer än jag normalt kan se? Nej. Den visar bara det du redan har behörighet att se på de vanliga sidorna Användare och Användargrupper, och bara för ditt eget företag.

Hur många användare kan jag se eller hantera samtidigt? En lista visar upp till 50 användare åt gången. Om fler matchar får du veta det totala antalet och kan precisera frågan (till exempel med grupp eller status) för att se resten. När du listar medlemmarna i en grupp visas alla medlemmar. Oavsett antal visar bekräftelsekortet exakt vilka som är valda innan något händer.

Kan jag ångra en ändring som gjorts via assistenten? Blockering och avblockering kan ångras. Borttagning av en användare kan inte ångras, och assistenten varnar dig tydligt innan du bekräftar en borttagning.

Kan assistenten blockera eller ta bort mitt eget konto av misstag? Nej, ditt eget konto utesluts alltid vid blockering, avblockering och borttagning.

Kan den ta bort andra administratörer? Ja, om du ber om det och godkänner kortet. Bara ditt eget konto skyddas, så kontrollera listan med valda användare noga innan du godkänner en borttagning eller blockering som kan omfatta en annan administratör.

Kan jag skapa annat än användare, till exempel en grupp? Nej, den här assistenten kan bara skapa (bjuda in) användare. Grupper kan inte skapas, byta namn eller tas bort via assistenten. AI-assistenten för skärmhantering kan inte skapa något alls (inga skärmar, taggar, layouter eller licenser).

Är min data säker? Används den för att träna AI-modeller? Din data driftas i EU av Berget, skyddas enligt samma standard som resten av din data i PLAYipp och används aldrig för att träna AI-modeller. Läs mer under Så hanteras din data.

Jag hanterar användare men är inte företagsadministratör, varför ser jag inte assistenten? Assistenten är för närvarande bara tillgänglig för företagsadministratörer. Användaradministratörer som inte är företagsadministratörer använder sidan Användare som vanligt.

Kan vi stänga av assistenten för vår organisation? Ja, läs mer under Stäng av AI-assistenter. När du stänger av funktionen döljs både den här assistenten och AI-assistenten för skärmhantering.